Belajar Mail Merge

Mail Merge

IKATAN ALUMNI MAHASISWA UNIVERSITAS GUNADARMA

DEPOK

Kepa yth.

Bapak/Ibu

Peserta : (Kosongkan)                                   (Kosongkan)

(Kosongkan)

(Kosongkan)

Kami selaku panitia ikatan alumni mahasiswa universitas gunadarma mengarapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/Sdri sekalian, berikut jadwal acaranya :

Hari/Tanggal                       : Minggu, 05 Maret 2013

Waktu                                : 09.00 WIB s/d Selesai

Temapt                               : Auditorium Gunadarma

                                            Jln. Margonda, Depok

Acara                                 : - Keakraban

      -  Seminar sosialisasi dan kemasyarakatan

Atas perhatiannya yang diberikan, kami ucapkan banyak terima kasih.

                Ketua                                                                    Sekertaris

      Toni Kurniawan                                                             ivan Gunawan

       NIP. 32587935                                                         NIP. 98857995

Sebelumnya saya akan menjelaskan toolbar yang dipakai pada tugas ini, yaitu sebagai berikut :

1.       Start Mail Merge : memulai mail merge untuk membuat surat

2.       Insert Mail Merge : menambah field dari daftar penerima surat seperti nama, telepon, alamat, dan kode pos

3.       Preview Result : untuk menampilkan hasil data – data yang di buat

Logika :

Pertama – tama kita tulis surat yang ingin kita kirimkan ke beberapa orang. Misalnya tulis surat seperti contoh diatas. Berilah space atau jarak untuk memasukan nama, nomor telepon, alamat dan kode pos. Pilih mailings pada toolbar lalu klik. Kemudian klik start mail merge, pilih step by step mail merge wizard lalu klik.

Kedua setelah muncul mail merge di sebelah kanan layar monitor, pilih letters. Lalu klik Next : starting document.

               

Kemudian pilih use the current document lalu klik. Setelah itu klik Next : select recipients.

Ketiga pilih type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukan

ke dalam surat, lalu klik create.

Maka akan muncul new address list yang berfungsi untuk menginput atau record data.

Kempat setelah muncul new address list, klik costumize columns, maka muncul costumize address list. Hapus semua list yang ada didalamnya caranya klik delete lalu pilih yes, lakukan secara terus-menerus sampai semua list terhapus.

 

Setelah itu apabila list sudah terhapus semua, kita tambahkan list yang kita inginkan. Misalnya kita ingin menambahkan nama pengirim, nomor telepon, alamat, dan kode pos.

Caranya klik add, setelah muncul add field kita ketikan list yang kita inginkan. Contoh ketik nama lalu pilih oke. Dan lakukan dengan cara yang sama saat memasukan list selanjutnya. Misalnya :

Kelima setelah semua list sudah dibuat, masukkan nama orang yang dituju, nomor telepon, alamat dan kode pos. Contohnya sebagai berikut :

 

Apabila ingin menambahkan orang yang dituju maka klik saja Setelah semua list telah terisi data-data, klik oke. Maka akan muncul save address list, masukan nama file yang anda inginkan dalam kolom file name lalu kilk save.

Kemudian mucul mail merge recipient terlihatlah data-data yang telah dimasukkan (input/record).

*Apabila ada kesalahan pada data yang dimasukkan, maka kita tinggal mengklik data source lalu klik edit. Setelah itu muncul edit data source, lalu ubah data yang salah kemudian pilih dan klik yes.

  

 

Keenam setelah semua data selesai terinput, kita pilih dan klik insert merge field lalu pilih nama, telepon, alamat, dan kode pos.

Ketujuh untuk menampilkan hasilnya pilih dan klik toolbar Preview Results.

Untuk mengganti-ganti nama, telepon, alamat, kode pos dari penerima surat. Kita klik panah yang terdapat di sebelah kanan atas preview result

Contohnya sebagai berikut :

 

 

*Dengan menggunakan mail merge semua   pekerjaan terselesaikan secara cepat dan tepat